Protection des données au bureau

1. Qui est responsable, à qui pouvez-vous vous adresser ?

Le responsable du traitement de vos données personnelles est moi-même, le notaire Dr. Lorenz Bülow. Vous pouvez vous adresser à moi ou à notre délégué à la protection des données pour toute demande de protection des données, comme suit :

2. Quelles sont les données que je traite et d’où proviennent-elles ?

Je traite les données à caractère personnel que je reçois de vous-même ou de tiers que vous avez mandatés (par ex. avocat, conseiller fiscal, courtier, établissement de crédit), comme par exemple

• Données personnelles, par exemple nom et prénom, date et lieu de naissance, nationalité, état civil ; dans certains cas, votre numéro d’enregistrement de naissance ;
• Données de contact, telles que l’adresse postale, les numéros de téléphone et de télécopie, l’adresse électronique ;
• pour les contrats immobiliers, votre numéro d’identification fiscale ;
• dans certains cas, par exemple pour les contrats de mariage, les testaments, les pactes successoraux ou les adoptions, également des données relatives à votre situation familiale et à vos biens, ainsi que, le cas échéant, des informations sur votre santé ou d’autres données sensibles, par exemple parce qu’elles servent à documenter votre capacité à contracter ;
• dans certains cas, des données issues de vos relations juridiques avec des tiers, telles que les numéros de dossier ou les numéros de prêt ou de compte auprès d’établissements de crédit.

Je traite également des données provenant de registres publics, par exemple le registre foncier, le registre du commerce et le registre des associations.

3. À quelles fins et sur quelle base juridique les données sont-elles traitées ?

En tant que notaire, je suis titulaire d’une charge publique. Mon activité s’exerce dans l’accomplissement d’une tâche qui est dans l’intérêt général d’une bonne administration de la justice préventive et donc dans l’intérêt public, et dans l’exercice de l’autorité publique (art. 6 al. 1 p. 1 lettre e du Règlement général sur la protection des données (RGPD)). Vos données seront traitées exclusivement afin d’exécuter l’activité notariale demandée par vous et, le cas échéant, par d’autres personnes impliquées dans une affaire, conformément aux obligations de ma fonction, c’est-à-dire, par exemple, pour établir des projets d’actes, pour authentifier et exécuter des actes ou pour fournir des conseils. Le traitement des données personnelles s’effectue donc toujours uniquement sur la base des dispositions professionnelles et procédurales qui me sont applicables et qui résultent essentiellement de la Loi fédérale relative au Notariat et de la Loi sur l’authentification des actes. De ces dispositions découle également pour moi l’obligation légale de traiter les données requises (art. 6, par. 1, p. 1, point c du RGPD). La non mise à disposition des données que je vous ai demandées entraînerait donc le refus de l’exécution (ultérieure) de l’acte officiel.

4. À qui puis-je transmettre des données ?

En tant que notaire, je suis soumis à une obligation légale de confidentialité. Ce devoir de confidentialité s’applique également à tous mes collaborateurs et autres personnes mandatées par moi. Je ne peux donc transmettre vos données que si et dans la mesure où je suis tenu de le faire dans un cas particulier, par exemple en raison d’obligations de communication vis-à-vis de l’administration fiscale, ou à des registres publics tels que le registre foncier, le registre du commerce ou des associations, le registre central des testaments, le registre de la prévoyance, les tribunaux tels que le tribunal des successions, le tribunal de tutelle ou le tribunal des affaires familiales ou les autorités. Dans le cadre de la surveillance de la déontologie et des services, je suis également tenu, dans certaines circonstances, de fournir des informations à la Chambre des notaires ou à mon autorité de surveillance des services, qui sont à leur tour soumises à une obligation de confidentialité officielle. En tant que sous-traitant, les destinataires potentiels des données sont notre gestionnaire de système informatique externe et notre fournisseur de logiciels notariaux. Sinon, vos données ne seront transmises que si je suis obligé de le faire en raison de déclarations que vous avez faites ou si vous avez demandé la transmission.

5. Les données sont-elles transférées vers des pays tiers ?

Un transfert de vos données à caractère personnel vers des pays tiers n’a lieu que sur demande spécifique de votre part ou si et dans la mesure où une partie à l’acte est domiciliée dans un pays tiers.

6. Combien de temps vos données sont-elles conservées ?

Je traite et stocke vos données personnelles dans le cadre de mes obligations légales de conservation. Conformément au § 50 alinéa 1 du règlement sur la tenue des actes et répertoires notariaux (NotAktVV), les délais de conservation suivants s’appliquent à la conservation des documents notariés

• Répertoire des actes, collection d’actes électroniques, collection de contrats de succession et collection spéciale : 100 ans,
• Collection d’actes sur papier, registre de dépôt et dossiers généraux : 30 ans,
• Dossier collectif pour les protêts de lettres de change et de chèques et les dossiers annexes : 7 ans ; le notaire peut déterminer par écrit une période de conservation plus longue au plus tard lors du dernier traitement du contenu du dossier annexe, par exemple pour les dispositions à cause de mort ou en cas de risque de recours ; la disposition peut également être prise de manière générale pour certains types d’actes juridiques, comme par exemple les dispositions à cause de mort.

Après l’expiration des délais de stockage, vos données seront supprimées ou les documents papier seront détruits, à moins que je ne sois obligé de les stocker plus longtemps conformément à l’article 6, paragraphe 1, phrase 1, point c) du RGPD en raison d’obligations de conservation et de documentation fiscales et commerciales (découlant du code de commerce, du code pénal, de la loi sur le blanchiment d’argent ou du code fiscal) ou de dispositions professionnelles à des fins de contrôle des conflits de lois.

7. Quels sont vos droits ?

Vous avez le droit

• demander si je traite des données à caractère personnel vous concernant, si oui, à quelles fins je traite les données et quelles catégories de données à caractère personnel je traite, à qui les données ont été transmises le cas échéant, combien de temps les données doivent être conservées le cas échéant et quels sont vos droits (article 15 du RGPD).
• de faire corriger les données personnelles inexactes vous concernant que j’ai enregistrées. Vous avez également le droit de me demander de compléter les données incomplètes que j’ai enregistrées (article 16 du RGPD).
• demander l’effacement des données à caractère personnel vous concernant, à condition qu’il existe un motif d’effacement prévu par la loi (cf. article 17 du RGPD) et que le traitement de vos données ne s’impose pas pour respecter une obligation légale ou pour d’autres motifs prioritaires au sens du RGPD.
• de me demander de ne traiter vos données que de manière limitée, par exemple pour faire valoir des droits ou pour des raisons d’intérêt public important, pendant que j’examine par exemple votre droit de rectification ou d’opposition ou, le cas échéant, si je refuse votre droit à l’effacement (cf. article 18 du RGPD).
• de m’opposer au traitement dans la mesure où celui-ci est nécessaire à l’exécution de mes tâches d’intérêt public ou à l’exercice de mes fonctions publiques, s’il existe des motifs d’opposition tenant à votre situation particulière (article 21 du RGPD).
• de déposer une plainte concernant la protection des données auprès des autorités de surveillance. L’autorité de contrôle compétente pour moi est : Le Commissaire à la protection des données du Land de Bavière (BayLfD), Postfach 221219, 80502 Munich, Wagmüllerstraße 18, 80538 Munich, Tel. 089/2126720, poststelle@datenschutz-bayern.de.